WIKI ODN - Como Organizar uma Lan Party

Bem vindos ao WIKI da ODN!

Brevemente aqui irão encontrar todos os passos de como criar uma Lan Party de Sucesso com base na nossa experiencia partilhada. Todos são livres de contribuir com ideias, alterações e correcções.

Organizar uma Lan Party é acima de tudo um trabalho de equipa e reunião de competências. A ODN é um bom exemplo disto, para alem de pessoas com puras competências na área de novas tecnologias, tem na sua equipa recursos com conhecimentos em marketing, design, relações publicas, electricidade, electrónica, logística entre muitas outras. Acreditem ou não, o sucesso de uma Lan Party assenta na correcta articulação de todas estas competências, as quais são todas quase essenciais. Na sequência desde wiki vamos perceber isto melhor.

Este secalhar é o passo mais difícil e o mais importante, definir a lan. Há que pensar logo em vários pontos que vão implicar todo o projecto, abaixo uma lista do que se deve pensar, como uma lista de “a fazer”:

• Nome da Lan
• Lotação
• Local
  • Mesas
  • Cadeiras
• Privada ou Pública
• Imagem
  • Logótipo
  • Poster
  • Layout do sítio (site)
• Staff (equipa)
• Jogos
  • Torneios
  • Prémios
• Patrocínios
• Suporte de Rede
• Suporte de Energia
• Sítio
  • Domínio e Alojamento
  • Inscrições online
  • Contactos
  • Fórum
  • Galeria
  • Informação
    • Como chegar
    • Informações sobre alojamento
    • Patrocínios
    • Prémios
    • Jogos
    • Staff
• Refeições
• Alojamento

A ordem não foi escolhida ao acaso. O nome da Lan Party deverá ser algo fácil de decorar para que fique na memoria dos vossos lanners.

A lotação é outra das grandes e importantes características de uma Lan Party, construir uma lan de 8 pessoas é completamente diferente de uma de 30, uma de 30 é completamente diferente de uma de 100, e consequentemente também completamente diferente de uma de 1500 (ou até maior). Se estão a realizar a primeira, aconselho a realizarem uma de 10 pessoas para se ambientarem ao projecto e definirem as primeiras ideias. De seguida uma de 16 ou 24 para terem a noção do espaço e envolvimento que é necessária.

A lotação vai obrigatoriamente implicar o local, uma sala grande do tamanho de uma garagem para um carro serve perfeitamente para 10 pessoas, mas para 24 ou 30 já vão precisar de um espaço como uma loja vazia ou uma garagem grande ou um pequeno armazém.
Mesas e Cadeiras vai ser a primeira dor de cabeça logística, por vezes só é possível pedir emprestado a uma Câmara Municipal, a uma Escola ou a uma Associação Recreativa.

Se uma Lan Party é privada ou pública, tem algumas implicações, ser privada tem muitos benefícios, é mais entre o amigos e conhecidos e não há que preocupar com muitas coisas, entre todos há sempre alguma entreajuda e colaboração. Quando a Lan Party é publica, tudo muda, há mais responsabilidade e uma qualidade a garantir.

A imagem é outro ponto deveras importante. Lembrem-se que estão como que a vender um produto, é aqui que entra as competências do marketing e design. Se a imagem não for suficientemente apelativa e que não reflicta confiança, nada feito.

Ter uma equipa dedicada e empenhada é bom, mas também é bom que esta seja competente e tenha um bom líder, senão pode tudo descambar. Tenham sempre em atenção que para ter uma lan grande é necessario sempre uma relação de 10% em numero em relação à lotação.

100 Lanners = Staff de 10 elementos

Definir os jogos é um ponto que deve ter em consideração pelo menos estas variáveis: o target dos lanners e a capacidade das máquinas, se optarem por um jogo muito recente correm o risco de apenas uma minoria ter uma maquina para o suportar, se desejam algo como torneio de Counter Strike, é sempre mais facil, por ser um jogo bastante conhecido, é só definir uma versão, mas devem sempre ter em conta que já

Patrocínios é outro ponto importante, pensem primeiro na Lan Party e só depois em prémios. Para uma Lan pequena obviamente não nos temos que preocupar muito com o material de rede que vamos usar, mas quando o projecto é maior, vamos precisar obviamente de material de rede e muito cabo. Comprar isto tudo secalhar está um pouco fora de questão, então faz sentido termos bons patrocínios e procurar que possa, ou financiar, ou emprestar material.

Já temos uma boa lista de “a fazer”, vamos agora pegar nela e pô-la em prática. A capacidade de Liderança, Organização e Gestão a partir daqui é essencial. Deve sempre haver um responsável e um porta voz (podem ser a mesma pessoa). O responsável deve assumir as responsabilidades e decisões. É bom que já se tenha uma equipa formada com a maior parte das competências que já se referiu, o responsável deve agora atribuir tarefas a cada um dos membros para que eles comecem a tratar das varias tarefas atempadamente, para que nada se deixe para último.

Planear um Lan Party requer muito tempo, e é directamente proporcional ao seu tamanho. Requer uma boa liderança e sobretudo capacidade organizacional. Cada pormenor deve ser levado em conta e ter “dead lines” é fundamental. Depois de tudo bem planeado (obviamente que não tem de ser uma lei) deve-se atribuir as responsabilidades a cada equipa e informar dos timings que é necessário cumprir.

Um exemplo muito pratico é este: A equipa de Servidores, que tratará das maquinas para os servidores de jogos, deverá ter tudo pronto o quanto antes para que a equipa de jogos os instale e prepare, e obviamente teste para que nada falhe.

• Planear no papel
• Definir equipas
• Atribuir Responsabilidades às equipas
• Atribuir Responsabilidades a indivíduos/entidades
• Incluir o mais pequeno pormenor (ex: quem trata dos caixotes do lixo)
• Definir Dead Lines
• Documentar tudo (para que se possa questionar responsabilidades)

• Organização
• Equipa de Design/Fotografia
• Equipa de Programação
• Equipa de Marketing/Relações Públicas
• Equipa de Jogos/Torneios
• Equipa de Rede
• Equipa de Servidores

Cada um delas deve de ser independente e ter o seu porta voz, no entanto todas elas devem de comunicar internamente, como por exemplo a equipa de programação e a equipa de design, que devem colaborar no sítio, a equipa de jogos com a equipa de rede para que a de jogos não ande a perguntar à equipa de rede qual os ip's das respectivas maquinas.

Requer algum trabalho e experiência, mas deve sempre definir dois tipos de regras, as internas e as externas, para a organização e para os lanners respectivamente. As regras da organização devem ditar como devem comunicar as equipas entre si, e durante a lan como devem resolver problemas, conflitos entre si e os mais problematicos, com os lanners. As regras para os lanners devem salvaguardar a sua integridade e a integridade de todos, para que exista um bem estar geral e um ambiente leve e confortável.

Abaixo deixamos o nosso exemplo →

 Regras
     1. Cada lanner é o único responsável pelo seu equipamento, pelo conteúdo, quer do seu disco rígido, quer dos suportes digitais que traz consigo.
     2. Por razões de segurança, os computadores que estejam infectados com vírus, serão desligados da rede, não podendo participar em qualquer das actividades que obriguem a ligação a mesma, sem antes ser desinfectado.
     3. Fica por conta do lanner a limpeza da sua área "de trabalho".
     4. A Organização não se responsabiliza por eventuais danos no material, desconfigurações, ou perca de informação, quer por infecção de vírus, quer por qualquer outra razão.
     5. A participação de menores só é permitida salvo se o processo de inscrição for acompanhado de uma autorização assinada por um responsável, ou pelo encarregado de educação.
     6. É expressamente proibido tentar sabotar os equipamentos da organização ou dos participantes, recorrendo ao uso de vírus, trojans, sniffers, etc.deixa-mos
     7. É expressamente proibido usar o endereço IP/MAC Address de outro lanner (masking).
     8. É expressamente proibido fumar dentro do recinto.
     9. É expressamente proibido o uso de má linguagem ou ofensas quer verbais, quer corporais.
    10. É expressamente proibido incomodar os lanners durante as horas reservadas ao descanso/sono no recinto a ele destinado.
    11. É proibido o uso/instalação de colunas de som por parte dos lanners.
    12. Só poderão estar dentro do recinto da lan lanners/visitantes devidamente identificados.
    13. O espaço do evento deve acima de tudo, ser respeitado. Apesar de toda a área estar disponível apenas o espaço dedicado à lan foi cedido. Deve cingir-se á área do evento e parque de estacionamento adjacente.

 A não-aceitação ou desrespeito por estas regras invalida a inscrição, quer no acto da mesma, quer durante o evento.

Mas da mesma forma que se aplica as regras, também se deve dar direitos. Abaixo deixamos o nosso exemplo →

 Direitos
  * Um espaço suficiente para instalar o computador.
  * Um cabo de rede (RJ45).
  * Uma tomada de corrente eléctrica (dependente da disponibilidade).
  * Livre circulação no espaço do evento, fora os espaços reservados à organização.
  * Acesso a todas as infra-estruturas e actividades do evento.
  * Acesso a instalações sanitárias e balneares.
  * Equidade por parte a organização.

As regras de resolução de problemas são muito simples, devem ser sempre resolvidas o mais calmamente possível entre os intervenientes e à parte, em reunião, se possível num espaço privado. A pior imagem que podem dar é um conflito interno à vista de todos, causa mau estar e transmite uma péssima imagem de organização.

O pior que pode acontecer é conflitos entre lanners ou entre lanners e a organização, estes devem imediatamente ser “abafados” pela organização, o elemento mais maduro e responsável deve de imediato intervir impedindo que o”stress” se espalhe.

Jamais se esqueçam disto, as lans são um espaço-tempo com características muito próprias, os factores comuns a todos: a febre do jogo, o espaço fechado, o rato que não responde, o mau perdedor; são tudo pontos que se conjugam e causam stress a todos. Qualquer “ignição” é o ponto de partida para aquilo que se chama “um tremendo pamdam”. Imaginem que a vossa lan está a ter um problema que afecta todos, e existe um lanner mais “revolucionário”, basta que este levante a voz e todos o ouçam para as reclamações tomarem proporções impossíveis de gerir. Este é o pior dos cenários, mas deve ser entendido como possível

http://www.soundblaster.com/lanevents/

http://www.thermaltake.com/contact/LANreq/lanreq.asp

A limpeza é um ponto que jamais se devem esquecer. Cada Lanner, como já se referiu nas regras, deve ser responsável pela limpeza do seu espaço, mas no que toca ao recinto, devem atribuir essa responsabilidade a alguém ou se possível a uma equipa de limpeza. Ter vários caixotes espalhados pelo recinto é sempre uma boa ideia, mas quando isto não é possível, colocar um saco preto à ponta de cada mesa também é uma solução rápida e eficaz.